オフィスデザインを依頼する前に知りたいポイント

オフィスデザインは、見た目を整えるだけでなく、働きやすさや企業イメージにも大きく影響します。何となく依頼先を決めてしまうと、完成後に後悔するケースも少なくありません。大切なのは、依頼前に整理すべき視点を理解しておくことです。本記事では、オフィスデザインを依頼する前に知っておきたいポイントを解説します。

オフィスデザインの目的を明確にする

オフィスデザインを成功させるためには、最初に「なぜデザインを変えるのか」を明確にすることが欠かせません。目的が曖昧なまま進めると、方向性がぶれやすくなります。

働き方や課題を整理する

デザインを検討する前に、現在のオフィスで感じている不満や課題を書き出すことが重要です。動線が悪い、集中しにくい、コミュニケーションが生まれにくいなど、日常業務のなかで感じている点を整理すると、必要な要素が見えてきます。

課題を言語化しておくことで、打ち合わせ時の認識のずれを防げます。

企業イメージとの関係を考える

オフィスは、社員だけでなく来訪者にも企業の姿勢を伝える場です。どのような印象をもってもらいたいのかを考えることで、デザインの方向性が定まります。

落ち着いた雰囲気を重視するのか、活気を感じさせたいのかなど、企業文化との相性を意識することが大切です。

優先順位を決めておく

すべてを理想通りに実現するのは難しい場合もあります。何を最優先にしたいのか、逆に妥協できる点はどこかを整理しておくと、計画が進めやすくなります。目的と優先順位を共有できれば、提案内容の精度も高まります。

依頼先選びで確認すべき視点

オフィスデザインの仕上がりは、依頼先によって大きく左右されます。価格や実績だけでなく、総合的な視点で比較することが重要です。

実績と得意分野を確認する

デザイン会社には、それぞれ得意とする規模や業種があります。オフィスの実績が豊富かどうか、似た事例を手がけているかを確認することで、完成イメージをもちやすくなります。

事例を見る際は、見た目だけでなく機能面にも注目すると判断しやすくなります。

提案力とコミュニケーション

要望をそのまま形にするだけでなく、課題に対して別の視点から提案してくれるかも重要なポイントです。打ち合わせ時の説明がわかりやすいか、質問に丁寧に答えてくれるかなど、やり取りのしやすさも確認しておきましょう。

対応範囲と体制を把握する

デザインだけでなく、設計や施工、家具選定まで対応しているかは会社ごとに異なります。どこまで任せられるのかを事前に把握しておくことで、進行中のトラブルを防げます。担当者が一貫して対応するかどうかも確認しておくと安心です。

進行前に整理しておきたい注意点

依頼先が決まったあとも、進行前に整理しておくべき点があります。事前準備を怠ると、完成後の満足度に影響します。

予算とスケジュールを共有する

予算や希望時期を明確に伝えることで、現実的な提案を受けやすくなります。あとから条件を変更すると、全体の調整が難しくなるため、初期段階でしっかり共有することが大切です。無理のないスケジュール設定も重要です。

社内の合意形成を意識する

オフィスデザインは、多くの社員に影響します。決裁者だけでなく、現場の意見も可能な範囲で取り入れることで、完成後の不満を減らせます。事前に意見を集めておくと、打ち合わせもスムーズに進みます。

完成後の運用を見据える

完成時点だけでなく、実際に使い始めてからの運用も意識する必要があります。レイアウト変更のしやすさやメンテナンス面など、長期的な視点で考えることで、使い続けやすいオフィスになります。

まとめ

オフィスデザインを依頼する前には、目的や課題を整理し、何を実現したいのかを明確にすることが重要です。依頼先を選ぶ際は、実績や提案力、対応範囲を確認し、安心して任せられるかを見極めましょう。また、予算やスケジュール、社内の合意形成を事前に整えることで、計画はスムーズに進みます。完成後の運用まで見据えた準備が、満足度の高いオフィスづくりにつながります。事前にポイントを押さえておくことで、後悔のない依頼が実現しやすくなるでしょう。